公文写作的难，从来不在文采，而在规矩：文种选错一个，方向就反了；称谓写成”各部门”却发给了上级，文件等于白写。AI 能替你搭骨架、顺语句，前提是提示词里把这些规矩交代清楚。这篇给一套四步写法，从定文种到定稿校对。
公文的约束比一般写作硬得多
日常写作讲究通顺好看，公文讲究合规可用。三条约束绕不过去。
文种不能混用。通知用于向下布置工作，请示用于向上请求批准，报告用于向上汇报情况，函用于平级单位之间商洽，纪要用以记载会议议定事项。最常见的错误是”请示”里夹带”报告”的内容，或者把需要上级批复的事写成”报告”，结果对方没有回复义务，事情就悬在那里。
行文关系决定语气。上行文要谦、要短、要一事一请；下行文要明确、要有要求与时限；平行文要客气、要留余地。同一件事，发给上级和发给平级，标题、称谓、结束语全都不一样。
结构是固定的。标题由发文机关、事由、文种三部分组成；正文分缘由、事项、要求三层；附件另起说明；落款与成文日期放在末尾。这些位置一旦错乱，读的人第一眼就会觉得不专业。
第一步：先定文种和行文方向
提示词的第一句就该把这两件事写死，而不是留到最后让模型猜：
“你是某公司行政部的文字岗，现在要写一份下行文，文种为通知，主送各部门负责人，事项是秋季消防演练安排。”
写完之后加一句，让它先复述理解：”请先用一句话说明这份文件的文种、行文方向和主送对象，等我确认后再写正文。” 这一个动作能拦住大半方向性错误，比自己读三遍都快。
定文种时还有个实用判断法：问自己”这件事需要对方回复吗”。需要批准，是请示；只需知晓，是通知或通报；需要对方配合但无权指挥，是函。答案不同，后面所有措辞都要跟着换。
第二步：把要素写成清单，而不是一句话需求
要素给不全，模型必然会编，而它编得最顺手的恰恰是最不能错的东西：文号、依据文件名、具体日期、责任部门。所以不要写”写个演练通知”，而是把六项列出来。
- 谁发文：单位全称，以及是否需要联合发文。
- 发给谁：主送单位、抄送单位，写全称或规范简称。
- 为什么发：依据的上位文件、会议决定或年度计划，有文号就写文号。
- 要做什么：分条列出事项，每条一个动作，避免一条里塞三件事。
- 什么时候：起始时间、截止时间、关键节点，精确到日。
- 报什么：需要回执、报表还是总结材料，交给谁、什么格式。
清单之后紧接一条硬性指令：”凡我未提供的信息，一律用【待补】标出，不得自行编造文件名、文号和日期。” 这条比任何”请注意准确性”的要求都管用，因为可编造的空间被明确封住了。
第三步：四条约束把语气压回公文体
模型默认的文风偏”新媒体”：爱用短句、爱加形容、爱用感叹号。压回公文体，需要四条明确约束。
禁口语与网络词。搞定、抓手、闭环、赋能这类词在正式文件里要么不用，要么限定在特定语境。感叹号一律不要，反问句一律不要。
禁空话堆砌。能用数字就不用程度副词，”切实提高思想认识”这类句子，如果没有具体动作跟在后面，就删掉。一份通知里允许出现一两句原则性表述，多了就成注水。
层级序号规范。第一层用”一、”，第二层用”（一）”，第三层用”1.”，第四层用”（1）”。层级不超过三层，第四层通常说明已经写细了，应考虑拆附件。
长度约束。给一个上限，比如”正文不超过六百字，事项部分不超过五条”。不设上限，模型会把同一件事换三种说法讲三遍。
再加一条实用要求：句式多用”请……””各单位要……””于×月×日前完成”，少用”我们建议””可以考虑”。公文的确定性来自明确的动作和时限，模糊的表达会让执行的人反复来问。
第四步：三遍校对，专盯数字、称谓和格式
AI 写完的稿子不能直接发，必须逐项核对，而且核对要分工：人盯事实，模型盯清单。
第一遍数字。金额、日期、比例、时限、联系人电话，逐个对着原始材料核。模型最常见的错误是把”十月”和”10 月”混用、把”截止”和”截至”写反、把工作日算成自然日。
第二遍称谓。单位全称与规范简称是否首次出现时交代清楚，主送对象是否与文件层级匹配，领导职务与姓名顺序是否正确。这类错误在正式场合极伤，且一眼可见。
第三遍格式。标题是否含文种、附件是否在正文后另起一行说明、成文日期是否按本单位习惯书写、页码与版记是否齐全。
校对时让模型做的事，是”逐条列出需要人工确认的点”，而不是”整体润色一遍”。后者会顺手改掉本来正确的表述，你还要再核一次。日常沟通类的文字可以直接交给模型改写，思路与AI 邮件提示词相通，但公文这种有格式刚性的文种，改写的权限必须收窄。工作汇报类文本的写法，可以对照AI 周报提示词，它解决的是”讲清进展”，公文解决的是”形成指令”，两者目标不同，不要混用同一套模板。
结语
公文写作的提示词，本质上是把单位内部的规矩翻译成模型能执行的约束。文种、行文方向、要素清单、语言红线、校对清单，这五样东西一旦写下来，就成了可复用的资产。
建议先挑本单位最常发的三种文种（通常是通知、请示、会议纪要），各找两份正式发布的范文，连同上面的约束一起做成模板。用的时候只换要素，不改结构。这样出来的稿子仍然需要人终审，但初稿的返工率会明显下降，你也能把精力放回”这件事到底该怎么定”上，而不是”这句话该怎么写”。
提示词结构本身是通用的，如果你还没建立自己的写法，可以先看看AI 提示词的通用结构公式，再把公文特有的规定填进去。